Avis de confidentialité Candidats

Nous souhaitons nous assurer que vous comprenez quelles informations Boralex Inc. et ses sociétés affiliées, y compris Boralex Ltd et Boralex Énergie France (« nous », « notre », « nos », la « Société »), recueillent à votre sujet dans le cadre de notre processus de recrutement, la manière dont nous les utilisons et les fins auxquelles elles sont utilisées. Nous sommes également tenus, en vertu de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels, de vous fournir certaines informations à cet égard.

Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous recueillons, conservons et traitons des renseignements
personnels vous concernant. Ces renseignements personnels comprennent notamment :

- Votre nom, date de naissance, adresse, coordonnées, sexe, état civil et renseignements bancaires;
- Les renseignements relatifs à votre identité et à vos antécédents, y compris votre statut d'immigration et les renseignements relatifs à vos visas;
- Votre dossier académique et vos qualifications; 
- Votre historique de recrutement et d'emploi, y compris l'information relative à votre rémunération antérieure;
- Les renseignements relatifs aux évaluations et à la sélection, tels que les résultats de tests ainsi que les notes d'entrevue et d'évaluation;
- Les renseignements issus de vérifications d'antécédents;
- Les renseignements concernant votre état de santé physique ou mentale, y compris vos exigences alimentaires, toute situation de handicap nécessitant des mesures d'accessibilité ainsi que toute information relative à la neurodiversité;
- Les images de vidéosurveillance, les enregistrements vidéo et audio, notamment lorsque vous visitez nos locaux pour une entrevue, lorsque nous exploitons de tels systèmes de surveillance; 
- Les registres de contrôle d'accès aux bâtiments;
- Les données relatives aux infractions criminelles;
- Tout autre renseignement que vous nous fournissez volontairement, notamment dans votre candidature, votre curriculum vitæ ou lors d'une entrevue.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès des sources suivantes:

- Directement auprès de vous;
- De sources internes;
- De tiers, notamment des références professionnelles et des agences de recrutement;
- De registres accessibles au public;
- Des médias sociaux.

Nous devons utiliser vos renseignements personnels dans le cadre de votre candidature et de toute relation potentielle avec nous. Les raisons pour lesquelles nous utilisons vos renseignements personnels comprennent notamment :

- Traiter votre candidature;
- Évaluer votre aptitude pour le poste visé;
- Obtenir et vérifier vos références professionnelles ainsi que votre historique d'emploi;
- Effectuer des vérifications d'antécédents (y compris des vérifications de casier judiciaire lorsque cela est applicable);
- Vérifier les renseignements fournis, notamment votre droit de travailler en Europe;
- Analyser les activités de recrutement en fonction des objectifs établis;
- Recueillir et analyser les commentaires relatifs aux activités de recrutement et aux processus de sélection;
- Prendre des décisions de recrutement éclairées et équitables;
- Conserver des dossiers appropriés concernant notre processus de recrutement;
- Assurer le respect de nos obligations légales et réglementaires, notamment en matière d'égalité des chances, de diversité et d'inclusion;
- Faciliter les communications;
- Rembourser et administrer certaines dépenses admissibles;
- Effectuer la planification des besoins de recrutement;
- Lorsque cela est nécessaire pour l'exercice, l'établissement ou la défense de droits en justice;
- À des fins de prévention du crime, de sécurité et de protection du public;
- Dans le cadre de la gestion des incendies ou des incidents, y compris pour assurer la sécurité des personnes.
 

De façon générale, nous n'utiliserons vos renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Si, ultérieurement, nous souhaitons les utiliser à d'autres fins, nous nous assurerons que ces nouvelles fins sont compatibles avec la finalité initiale et, lorsque requis ou permis, nous obtiendrons votre consentement avant de procéder à tout nouveau traitement ou à toute modification substantielle du traitement.

Notre fondement juridique pour la collecte et le traitement de vos renseignements personnels est le suivant :

- Lorsque nous obtenons votre consentement, lorsque celui-ci est requis dans certaines circonstances;• lorsque le traitement est nécessaire afin de respecter une obligation légale, notamment lorsqu'une loi en matière d'emploi ou toute autre loi exige le traitement de vos renseignements personnels (par exemple pour le suivi de l'égalité des chances et de la diversité);
- Lorsque nous avons un intérêt légitime à procéder au traitement et que cet intérêt prévaut sur vos intérêts, notamment: pour attirer, sélectionner, évaluer et embaucher de nouveaux employés; pour gérer et administrer le processus d'acquisition de talents; pour déterminer ou surveiller l'existence ou l'absence d'égalité des chances ou de traitement entre les candidats, ou pour promouvoir la diversité des origines raciales et ethniques des personnes occupant des postes de direction au sein de la Société; pour évaluer votre capacité de travail ou votre aptitude à occuper un poste particulier à titre d'employé potentiel; pour faciliter les communications avec vous ou avec tout tiers; pour assurer la sécurité des locaux occupés ou détenus par la Société; pour gérer nos activités; pour assurer la gestion, la planification et la croissance de notre entreprise; pour gérer les risques auxquels nous sommes exposés; pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice; 
- Lorsque cela est nécessaire afin de prendre, à votre demande, des mesures préalables à la conclusion éventuelle d'un contrat de travail avec vous;
- Lorsque cela est applicable, afin de protéger des intérêts vitaux, par exemple lorsque nous devons prévenir ou écarter un danger pour la vie, l'intégrité physique ou la santé d'une personne; 
- Lorsque cela est applicable, afin d'exécuter une mission d'intérêt public ou d'exercer une autorité publique qui nous est conférée.

Si vous ne fournissez pas les renseignements personnels demandés, selon la finalité pour laquelle ceux-ci sont requis, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de respecter nos obligations légales ou contractuelles. Cela pourrait nous empêcher de vous accorder certains droits ou avantages prévus par la loi ou par contrat et, dans certaines circonstances, de poursuivre le traitement de votre candidature ou de conclure avec vous un contrat de travail ou toute autre relation contractuelle applicable. 

Lorsque certaines informations ne sont pas obligatoires, nous vous l'indiquerons clairement. Par exemple, nous préciserons si certains champs de nos formulaires de candidature ou de nos sondages destinés aux candidats sont facultatifs et peuvent être laissés vides.

Aux fins décrites ci-dessus, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à l'interne ou à des tiers. Cette communication peut être nécessaire afin d'exploiter nos activités, de respecter les lois et règlements qui nous sont applicables, d'administrer les conditions de votre emploi ou de votre relation avec nous, ou encore lorsqu'un autre intérêt légitime le justifie. 

Les catégories de personnes ou d'organisations avec lesquelles nous pouvons partager vos renseignements personnels comprennent notamment : 
- Les membres de notre groupe de sociétés et certaines personnes autorisées à l'interne;
- Certains tiers, tels que les fournisseurs de plateformes ou d'outils d'évaluation destinés à sélectionner les meilleurs candidats, les firmes de recrutement, les agences de vérification et les personnes fournissant des références professionnelles.

La Société fait partie d'une organisation mondiale. Afin d'assurer la prestation efficace de services et de communications au sein du groupe, il peut être nécessaire de transférer vos renseignements personnels à l'extérieur du Royaume-Uni ou de l'Espace économique européen (« EEE »).

Nous ne transférons vos renseignements personnels à l'extérieur du Royaume-Uni ou de l'EEE que dans les cas suivants :
- Pour donner suite à vos instructions;
- Pour respecter une obligation légale;
- Pour collaborer avec nos sociétés affiliées, fournisseurs ou prestataires de services situés à l'extérieur du Royaume-Uni ou de l'EEE.

Lorsque nos activités de traitement exigent le transfert de vos renseignements personnels à un fournisseur, un prestataire de services ou une société affiliée situé à l'extérieur du Royaume-Uni ou de l'EEE, nous mettrons en oeuvre l'une des garanties suivantes, accompagnée d'une évaluation des risques liés au transfert : 
- Le transfert vers un pays reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat des renseignements personnels en vertu du droit britannique ou des décisions d'adéquation de la Commission européenne (voir les ICO’s guidance on international transfers for a list of countries deemed adequate et les European Commission: Adequacy of the protection of personal information in non-EU countries, si applicable);
- La mise en place d'une entente contractuelle exigeant que le destinataire protège les renseignements personnels selon des normes essentiellement équivalentes à celles du Royaume-Uni ou de l'EEE, notamment au moyen des clauses contractuelles types de l'Union européenne, de l'International Data Transfer Agreement ou de son Addendum émis par l'Information Commissioner's Office du Royaume-Uni, ou de toute autre mesure appropriée alors en vigueur.

Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Si votre candidature n'est pas retenue :
- Vos renseignements personnels seront conservés pendant six (6) mois pour les candidats du Royaume-Uni et pendant deux (2) ans pour les autres candidats européens à compter de la communication de notre décision, notamment afin de gérer tout différend lié à votre candidature;
- Nous vous demanderons si vous souhaitez que nous conservions vos renseignements personnels afin de vous informer de futures possibilités d'emploi susceptibles de correspondre à votre profil. Si vous acceptez, vous pourrez retirer votre consentement en tout temps.

Si votre candidature est retenue, un nouvel avis de confidentialité vous sera remis. Celui-ci décrira la manière dont nous traitons vos renseignements personnels à titre d'employé. 

Nous pouvons également convertir vos renseignements personnels sous une forme statistique ou agrégée afin de mieux protéger votre vie privée ou de sorte que vous ne puissiez plus être identifié. Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos renseignements personnels afin qu'ils ne puissent plus être associés à vous. Les données anonymisées ne permettent plus de vous identifier et ne sont donc plus assujetties aux lois sur la protection des renseignement personnels. Nous pouvons utiliser ces données à des fins de recherche, d'analyse et de production de rapports statistiques. Lorsque nous anonymisons vos renseignements personnels de manière irréversible, nous pouvons utiliser ces renseignements sans autre avis de notre part.

Nous ne prenons aucune décision automatisée fondée sur ces renseignements.

Vous disposez de certains droits à l'égard de vos renseignements personnels, notamment :

- Droit d'être informé: vous avez le droit de recevoir une information claire, transparente et facilement compréhensible sur la manière dont nous utilisons vos renseignements personnels et sur vos droits.
- Droit d'accès: vous avez le droit d'obtenir une copie des renseignements personnels vous concernant ainsi que certaines informations complémentaires. 
- Droit de rectification: vous avez le droit de faire corriger tout renseignement inexact ou incomplet. Il est  important que les renseignements personnels que nous détenons soient exacts et à jour. 
- Droit à l'effacement: dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de renseignements personnels inexacts, incomplets ou dont le traitement n'est plus justifié. 
- Droit à la limitation du traitement: vous pouvez demander que certaines activités de traitement soient limitées.
- Droit d'opposition: vous pouvez vous opposer à certains traitements de vos renseignements personnels, notamment lorsque ceux-ci reposent sur nos intérêts légitimes.
- Droit à la portabilité des données: vous avez le droit de recevoir les renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que de demander leur transmission à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.
- Droit de retirer votre consentement: lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer en tout temps.
- Droit de vous opposer à la prise de décision automatisée: vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets importants similaires, sauf lorsque vous y avez explicitement consenti ou lorsque cela est nécessaire à l'exécution ou à la conclusion d'un contrat.
- Droit de déposer une plainte: selon votre pays de résidence, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Information Commissioner's Office du Royaume-Uni ou de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) en France. Nous vous encourageons toutefois à communiquer d'abord avec nous afin que nous puissions tenter de résoudre toute préoccupation.

Information Commissioner’s Office
Wycliffe house
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Tel 0303 123 1113
Helpline number: 0303 123 1113
ICO website: https://www.ico.org.uk/make-a-complaint

CNIL
3 Commission nationale de l'informatique et des libertés
3 Place de Fontenoy
75007 Paris
France
Tel +33 (0)1 53 73 22 13
CNIL website: https://www.cnil.fr/en

Pour exercer vos droits, déposer une plainte ou poser toute question concernant le traitement de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous à l'adresse suivante : vieprivee@boralex.com

Nous nous réservons le droit de modifier ou de mettre à jour le présent avis de confidentialité en tout temps. Nous pouvons y apporter des modifications afin qu'il demeure exact et à jour, notamment pour tenir compte de changements législatifs, des pratiques des autorités compétentes en matière de protection des renseignements personnels, de nos besoins opérationnels ou de toute nouvelle activité impliquant le traitement de renseignements personnels. 

Nous vous informerons de toute modification importante. Nous pourrons également vous communiquer périodiquement d'autres renseignements concernant le traitement de vos renseignements personnels.